В процессе работы бухгалтерии скапливается внушительное количество документов, причем как на электронных, так и на бумажных носителях. И если хранение электронных файлов не вызывает каких-то
проблем, то с бумажными – дело обстоит несколько иначе.
С годами рабочее пространство бухгалтерии превращается в некое подобие склада. И даже при аккуратном обращении и выработанной структуре размещения документации со временем количество бумаг сводит
на нет все усилия, работать становится труднее. На поиски нужного документа уходят долгие часы, а определить на «место жительство» новый отчет – задача практически невыполнимая.
Безусловно, кабинет бухгалтера можно оснастить разнообразными мебельными изделиями, которые и места много не занимают, и вместительностью славятся. К примеру, стеллажами открытого или закрытого
типа. Однако, как показывает практика, и это не «излечит» от проблемы, а лишь даст ощущение временного облегчения.
Поэтому специалисты считают целесообразным знание правил и сроков хранения документов (). Для каждой бухгалтерской «бумажки» законом предписывается свой срок. После его истечения отчет, рабочий
план или какой-либо другой документ можно со спокойной совестью утилизировать. Таким образом, путем регулярного проведения ревизий можно навести порядок в документации и избавиться от риска
захламления рабочего пространства.
Вот только к вопросу сроков нельзя подходить халатно. Бухгалтер или другой ответственный сотрудник должен изучить соответствующие статьи закона. При этом следует иметь в виду, что увеличение
сроков хранения возможно, в случае производственной необходимости. А вот уменьшить их нельзя.
Если при проверке выяснится, что установленные сроки были нарушены, это чревато штрафными санкциями. Размер штрафа зависит от специфики утраченного документа и также регламентируется законом.
Иными словами, к процессу хранения бухгалтерской документации следует подходить со всей ответственностью, соблюдать сроки, но при этом не превращать офисное пространство в захламленный склад. Эта
задача не из числа простых. Поэтому неудивительно, что в современном мире высоким спросом пользуются услуги специализированных архивных организаций. Они предлагают взять на себя все хлопоты,
связанные с документооборотом компании-заказчика.
При заключении договора с такой фирмой предприятие передает ей на хранение все корпоративные документы, в том числе налоговые и бухгалтерские. Они помещаются на специально оборудованном складе,
где поддерживается благоприятный для бумажных носителей информации микроклимат. При определенных температурах, уровне освещенности и влажности документам ничего не грозит. Они могут спокойно лежать
десятилетиями, несмотря на то, что большинство из них утилизируется гораздо раньше.
Кстати, данную процедуру также могут выполнить сотрудники архивной компании. Услуги подобных организаций не ограничиваются хранением, а включают в себя уничтожение документов, сканирование,
разработку и ввод в эксплуатацию электронных архивов и многие другие.
