В наше время компании, которые занимаются управлением и организацией деловых поездок, являются весьма востребованными. «Аэроклуб» относится именно к таким. В данной сфере существует множество рекомендаций, руководствуясь которыми, можно добиться уменьшения командировочных расходов. При этом не ухудшаются отношения с контрагентами, а продажи не снижаются. Рассмотрим данные рекомендации.

Основные принципы

Есть три направления, которые позволяют уменьшить затраты. Речь идёт об:

  • ужесточении контроля;
  • оптимизации расходов на проживание, перемещение;
  • организации удалённой коммуникации с партнёрскими фирмами.

Действовать нужно по всем направлениям.

Оформление лимитов

В положении о командировках должны быть указаны все расходы, связанные с оплатой билетов, проживания, суточных, мобильной связи. Здесь должны быть не только стандартные лимиты, но и расходы, которые можно возмещать, если соблюдаются определённые условия. Например, компенсировать услуги прачечной можно в том случае, если командировка превышает 14 дней. Оплатить багаж, превышающий норму, можно, когда сотрудником перевозятся рекламные продукты.

Необходимо указать расходы, которые возмещаться не будут. Речь идёт о сигаретах, алкогольных напитках, увеличении класса перелётов. Сотрудники должны знать текст положения, чтобы не было расходов, превышающих лимиты. Необходимо указать, каким образом будут согласовываться заявки по расходам, когда необходимо дополнительное разрешение начальства, как обосновать необходимость командировки.

В достижении эффективного результата помогает платформа для аналитики командировочных расходов. В тексте обязательно должны прописываться типы номеров в отеле, куда может вселяться сотрудник. При планировании расходов нельзя основываться на общей сумме. Сумма должна быть детализирована по таким параметрам, как даты, направления движения, точки финответственности. Это позволит добиться ликвидации малоэффективных командировок, планирования оптимального графика. Благодаря такому подходу можно объединять несколько городов, которые можно посетить за время одной командировки.